جمع المستندات أصبح الآن حلقة مغلقة
تتيح لك ميزة طلبات المستندات في PaperLink إرسال قائمة بالمستندات المطلوبة عبر رابط مشترك. يقوم العملاء أو الأطراف المقابلة برفع الملفات مباشرة - بدون مرفقات بريد إلكتروني، بدون محركات أقراص مشتركة، بدون لبس حول النسخة الصحيحة.
كان هناك جزء مفقود. عندما يكون المستند المرفوع خاطئاً - بيانات مالية قديمة، عقد غير موقّع، نموذج غير مكتمل - لم يكن لديك طريقة للإشارة إلى ذلك داخل المنصة. كان الحل البديل هو البريد الإلكتروني: "مرحباً، تقرير الربع الثالث الذي رفعته هو في الواقع تقرير الربع الثاني. هل يمكنك إعادة الرفع؟" تلك المحادثة الجانبية كسرت تجربة الخدمة الذاتية التي صُمّمت الميزة لتحقيقها.
الآن يمكنك رفض العناصر الفردية مباشرة من لوحة التحكم.
كيف تعمل الميزة
افتح أي مجلد يحتوي على طلبات مستندات نشطة. في تبويب الروابط والتحليلات، وسّع طلباً لترى جميع عناصر القائمة مع حالاتها.
لأي عنصر بحالة مرفوع، سترى زر رفض. انقر عليه، أكّد في مربع الحوار، وتحدث ثلاثة أشياء:
- تتغير حالة العنصر من "مرفوع" إلى مرفوض
- يُحذف الملف المرفوع نهائياً من التخزين
- يتحدث شريط التقدم ليعكس العدد الجديد
يرى المستلم التغيير في زيارته التالية للرابط المشترك. يظهر العنصر بشارة حمراء مرفوض مع رسالة: "لم يتم قبول مستندك. يرجى رفع نسخة جديدة." يظهر زر الرفع مرة أخرى، ويمكنه إرسال بديل.
لا يوجد حد لدورات الرفض. يمكن للعنصر أن ينتقل من مرفوع إلى مرفوض إلى مرفوع إلى مرفوض بقدر ما يلزم حتى يصل المستند الصحيح.
لا يتضمن الرفض حقل سبب في هذا الإصدار. الميزة مصممة للسرعة - نقرة واحدة للرفض، نقرة واحدة لإعادة الرفع. إذا كنت بحاجة لشرح سبب رفض المستند، شارك ذلك السياق عبر قناة التواصل الحالية.
من يمكنه الرفض
ليس كل عضو في الفريق يستطيع رفض المستندات المرفوعة. نموذج الصلاحيات يتبع نظام PaperLink القائم على الأدوار:
| الدور | صلاحية الرفض |
|---|---|
| المالك | أي عنصر في الفريق |
| المسؤول | أي عنصر في الفريق |
| المدير | فقط العناصر في الطلبات التي أنشأها |
| العضو | لا يستطيع الرفض |
هذا يعني أن المدير الذي أنشأ رابط طلب مستندات يمكنه إدارة الرفض لذلك الطلب تحديداً، لكن لا يمكنه رفض عناصر في روابط أنشأها مدراء آخرون. المالكون والمسؤولون لديهم صلاحية كاملة عبر الفريق.
تحدث عمليات التحقق من الصلاحيات على مستوى الخادم، وليس فقط في واجهة المستخدم.
ما يراه المستلم
تتحدث قائمة المستندات العامة تلقائياً. العنصر المرفوض يظهر:
- شارة حمراء بدلاً من شارة "مرفوع" الخضراء
- رسالة توضح أن المستند لم يُقبل
- زر استبدال (وليس "رفع" - الصياغة توضح أن هذا إعادة تقديم)
يعيد شريط التقدم الحساب. إذا طُلبت ثلاث وثائق ورُفضت واحدة، ينخفض التقدم من 3/3 إلى 2/3. يعرف المستلم فوراً أن هناك إجراء مطلوب.
لا يتم إخطار المستلمين بالبريد الإلكتروني عند رفض مستند. يرون الحالة المحدثة في زيارتهم التالية للرابط المشترك. إذا كان الأمر عاجلاً، أرسل لهم رسالة سريعة مع الرابط.
ماذا يحدث للملف المرفوض
يُحذف الملف نهائياً من التخزين عند الرفض. لا يحتفظ PaperLink بنسخ قديمة من المستندات المرفوضة. هذا خيار متعمد - يبقى التخزين نظيفاً، ولا يوجد غموض حول الملف الحالي.
إذا فشل حذف الملف لأي سبب تقني، يظل العنصر مُعلّماً كمرفوض ويمكن للمستلم إعادة الرفع. لا يتوقف سير عمل الرفض أبداً بسبب عمليات التخزين.
حالات الاستخدام
العناية الواجبة. يطلب مكتب محاماة 15 مستنداً من الطرف المقابل. ثلاثة مرفوعات خاطئة - واحد غير موقّع، وواحد من سنة مالية خاطئة، وواحد مسودة بدلاً من النسخة النهائية. يرفض المحامي الثلاثة. يرى الطرف المقابل تحديداً أي العناصر تحتاج انتباهاً ويعيد الرفع بدون بريد إلكتروني واحد.
جمع مستندات الامتثال. يجمع قسم الموارد البشرية وثائق التعيين من موظفين جدد عبر رابط مشترك. صورة جواز السفر ضبابية. يرفضها مدير الموارد البشرية. يرفع الموظف الجديد نسخة أوضح.
التراخيص الإنشائية. يقدم مقاول تراخيص البناء وشهادات السلامة عبر مجلد غرفة بيانات. يرفض مدير المشروع شهادة سلامة منتهية الصلاحية. يرفع المقاول النسخة المجددة.
ما القادم
هذا الإصدار يغلق حلقة التغذية الراجعة لجمع المستندات. أسباب الرفض، وإشعارات البريد الإلكتروني عند الرفض، والرفض الجماعي - كلها في خارطة الطريق للإصدارات القادمة.
